如何采购真适合企业的DAM系统？（上篇）

作者: DAMCC 时间: 2021-03-10 06:11

【摘要】本文可以帮助您为公司选择、购买和正确部署的DAM。

您在为企业选择正确的数字资产管理(DAM)解决方案吗？是第一次购买DAM系统，还是取代之前不合适的DAM，或者是您需要升级系统以满足公司的使用需求？

本篇文章假设您有高级管理层对于采购DAM的支持。您可能是在公司的营销部门或创意部门工作，或者在市场技术、IT部门或其他需要评估采购各个DAM供应商的岗位上工作。无论您是否对DAM具备广泛的知识和经验；无论您购买DAM的原因是什么、您的职责是什么、以及您是否是一位DAM专家，这份DAM采购技能集锦都可以帮助您为公司选择、购买和正确部署的DAM。

此集锦包含以下7个步骤：

步骤1: 开始选择DAM供应商

步骤2: 与员工和企业达成一致

步骤3: 在技术的角度达成一致

步骤4: 选出最合适的3-5家DAM供应商

步骤5: 在内部推进采购审批

步骤6: 发起采购合同协议

步骤7: 部署DAM解决方案。

第一步：开始选择DAM供应商

DAM的各个供应商之间在系统能力与复杂度、可用性、部署环境、和存储延展能力上各有不同。

开始购买DAM的时候，最好从以下三点进行考量：

这些DAM解决方案都在哪些方面与其他几家的解决方案不一样？
什么是“企业级DAM”以及你为什么想采购它？
在采购DAM的时候，最需要考虑的点有哪些？

基础版的DAM

由于其简单的分类和元数据模式，基础版的DAM更加易于快速开始使用。它通常是托管在云中的SaaS产品，并提供免费试用版。这种类型的DAM是非常吸引人的，因为它的价格友好，也很容易开始使用。然而，这些积极的一面是以其有限的能力跟不上企业的多样化需求为代价的。

基础版的DAM通常缺乏一些可以满足全球市场营销的需求的强大而灵活的功能。一般情况下，不支持定制化服务，只提供标品化的产品。通常，它会缺乏提高DAM效用的高级元数据管理和工作流功能。这样的DAM产品可以理解为基本的文件存储库，搜索能力和用户权限设置能力也会相对薄弱。

企业版DAM

相反，企业版DAM是为了解决全球性企业组织必须处理的复杂业务而构建的。它的扩展性强，应用人工智能(AI)和自动化来优化流程，引入新兴技术，提供内容和用户使用数据的洞察和分析，并用户体验和交互层面支持定制。这种类型的DAM提供了高级功能，包括深度的元数据管理和工作流管理功能。

尽管企业版DAM可能托管在本地，但今天许多跨国公司已经或正在计划将其DAM部署转移到云上。原生云基础上的企业版DAM可以易于与新技术进行结合，快速、轻松地扩展，并提升运营效率和收支的回报率。

企业版DAM可以帮助您的企业:

获得并保持竞争优势
始终如一地在正确的时间为正确的客户提供正确的内容
满足增加的内容容量、速度和多样性的需求
提升财政监督、权限管理和分析
通过使用人工智能和自动化优化工作习惯

购买提示

请购买提供合适的功能、能与关键技术解决方案进行集成、并允许用户以他们需要的方式进行使用的DAM。合适的DAM解决方案将支持内容的新增速度，同时内容创新留下更多时间。它将带来更高效、更高质量的工作，并使DAM用户和利益相关者更满意。

当您做DAM购买功课时候，可以考虑以下建议:

Tip 1:关注系统的可扩展性和功能完善度

评估并选择可自动扩展、减少延迟、控制成本和管理计算资源的云解决方案。确保解决方案优化了视频代码转换、资产和内容分发，以及工作流。考虑可以提供完整的灾难后应对与恢复的解决方案。

Tip 2: 明确你需要向未来的用户传达怎样的DAM价值

DAM能让你的生意更好地运转。确定您的用户希望DAM解决哪些问题。可以留意未来用户的工作习惯，可以提高效率的机会，并了解内容如何进入公司的。确定DAM将满足的角色和职责，以及它将如何与现有的系统工具、工作流和人员进行结合。发布一些调查可以帮助您获取这些信息。

Tip 3:确保DAM可以不断进化，并与公司的Martech技术栈进行结合

DAM应该能够让您通过配置轻松地对其进行定制化，满足用户体验。它还应该是可定制的，以提高其效率，并与其他技术和工具互操作。寻找与您的用户和公司依赖的其他技术和工具，可以进行集成一的DAM。

第二步: 与员工和企业达成一致

您选择的DAM只是企业成功采购并使用这一企业级技术工具的一部分；使用或者受该技术影响的人群是另一部分。您需要确保全企业对于采购DAM的目标是一致的。参考公司内不同人的观点和视角，员工和团队如何运营并分发内容，大家使用怎样的文化语言来进行沟通，您如何进入市场，与谁合作，以及哪些代理和供应商与您合作？从一开始选择DAM时就记住这些，最终将节省您的成本和时间。

在这一步中，您将获取信息，这些信息将帮助您确定哪个DAM供应商和产品能够最好地满足您的组织及其用户当前和未来的需求。组织并记录这些信息;这将有助于获得您所选择的解决方案的支持，并在购买DAM后，Roll-out DAM 部署时的事项优先级。

本步骤涉及的核心点有:

建立DAM采购核心小组
识别未来DAM用户
了解您的DAM用户如何工作
为DAM建立共同语言和期望

与DAM实现企业对齐的技巧

获得高管或决策者的支持和参与

让整个企业的利益相关者参与进来

确保主要代理商和供应商代表的参与

建立DAM采购核心小组

未来评估DAM解决方案的各种选项，您将需要从整个组织中招募核心利益相关者并组建“DAM采购核心小组”，这个团队要未来用户和已经具备大量内容实用经历和痛点的人组成。这个团队由公司内部的专家们 (SMEs) 和领导层组成，并推出用于管理信息收集、供应商选择、系统部署和确保未来DAM使用的可持续性的统筹管理模式。

为了成功部署DAM，这个团队需要:

确保让DAM使用者可以表达使用反馈、并为其建立反馈渠道和机制。这些用户一般从第三方代理、内部的销售员、供应商和B2B公司或终端客户那里获取内容。
多多让DAM的用户来参与，建立一个管理和奖励他们的流程
发现那些可以对DAM提出优秀使用建议的人，成为之后DAM的超级使用者
开发一个中立的营销和创意运营团队，以支持技术领域的该组织的Martech生态中的工具和解决方案，并负责DAM的可持续性和进步空间，并与IT部门保持伙伴关系。

针对DAM项目，利益相关者们想要什么？

DAM的重要利益相关者们，包括创意人员、营销人员、IT人员和代理机构，了解他们的关注点和他们对DAM的需求可以帮你选择正确的解决方案，它也可能揭示出您的用户需求与DAM功能之间不够契合的地方。

识别未来DAM用户

现在来识别你的DAM用户，他们未来在DAM系统中所扮演的角色，以及他们需要的使用深度和权限特权。DAM的用户可能是营销人员、创意人员、代理机构、法律部门等等。DAM用户的角色可能包括“内容生产人”、“审批人”等等。用户的使用层级和特权可以被分类为“高级用户”或“标准用户”。高级用户可能是内容生产者，或其他经常需要权限启动合作、审查和批准工作流或其他任务的角色。而标准用户通常只搜索，浏览，和下载内容。

一旦确定了用户及其角色和权限，接下来要思考以下问题:

是否有DAM经验和知识的员工?
如果有，他们是谁，他们有什么知识或经验?
你期待在DAM项目部署启动，以及未来会有多少用户？
有多少是高级用户? 有多少位标准用户？
有多少超级用户会同时使用DAM？
是一次性向所有用户推出DAM，还是分阶段推出? 如果是分阶段部署，谁将在启动时就开始使用DAM？

了解您的用户如何工作

全球性组织往往在人员架构和流程方面有许多相似之处。他们都有营销人员、内容生产者、内容消费者、供应商和客户。他们有审查和批准流程、营销项目启动流程等。通过理解不同的用户在内容生命周期中如何工作并制作可交付的内容，以及DAM可以帮助他们的典型的日常使用/工作案例，可以帮助企业找到这些共性。

详细说明您的资产生命周期和内容产出

通过收集营销团队和创意团队对以下问题的答案，记录他们日常如何工作：

哪些案例可以最好地描述您企业是如何使用DAM的？
哪些例子挖掘了DAM将在未来解决的问题
哪些例子揭示了需要优先考虑并立即解决的问题，以及哪些解释了可以阶段性改进的问题?
公司生产什么样的内容类型、格式、数量？为谁生产内容？
提供内容在生命周期各阶段的信息(过程稿，最终稿但未获批准，已经发布的、已经存档的等等)。
内容从哪里来? 它们是内部团队生产的、还是代理商提供的？还是两者都有?
内容流向何处?它们是否被传递到内容分发网络(CDN)、媒体机构、供应商等等?
在内容生命周期的不同阶段，都被存储在哪里?
用户们使用什么样的共同语言来描述他们的工作、可交付成果、项目和内容?